Bekijk de inzendingen van 2023
Inzendingen 2023

De Vergunningentool

Bij alle transities en ambities in de gebouwde omgeving maakt de vergunningverlening het verschil tussen een ‘go’ of ‘no go’. Digitale productontwikkelaars en vergunningsspecialisten van Witteveen+Bos hebben hun krachten gebundeld om de aanvrager met behulp van digitale innovatie te helpen bij het vergunningenmanagement.

De Vergunningentool

Welk initiatief heb je genomen om digitaal samen te werken met jouw partner(s) in de gebouwde omgeving?

Bij alle transities en ambities in de gebouwde omgeving maakt de vergunningverlening het verschil tussen een ‘go’ of ‘no go’. Warmte- en energietransities, en zeker ook woningbouwopgaven, beginnen bij het tijdig verkrijgen van de juiste vergunningen. 

De digitale productontwikkelaars en vergunningsspecialisten van Witteveen+Bos hebben de krachten gebundeld om de aanvrager met behulp van digitale innovatie te helpen bij het vergunningenmanagement. Met zicht op de noodzakelijke vergunningen en de status is de kans op vertraging door fouten geminimaliseerd. De aanvrager wordt met geautomatiseerde meldingen ingeseind als actie nodig is. 

De Vergunningentool is een voorbeeld van innovatief combineren van datastromen. Dit automatiseert het bewaken, beheren en opvolgen van acties bij vergunningen. Ook als het bevoegd gezag (zoals een gemeente of waterschap) actiehouder is, wordt dit direct duidelijk. De tool toont met een kleurmarkering de status van de tijdsplanning. Daarnaast verschijnen automatische markering en wordt een seintje gegeven als actie wordt gevraagd. Een deadline missen is zo bijna onmogelijk. De bouw van de tool is voor een belangrijk deel ingegeven door de actualiteit: de komst van de Omgevingswet en het belang van procedures die horen bij ontwikkelingen in de gebouwde omgeving. 

Waarom is je initiatief een succes voor mens en organisatie? Wat levert het concreet op?

De Vergunningentool is sinds eind 2022 operationeel en wordt naar volle tevredenheid ingezet door alle Witteveen+Bos’ers die binnen projecten werken met vergunningen. De digitale tool bevat alle publiekrechtelijke toestemmingen en maakt op verschillende niveaus een verschil. Op macroniveau draagt de Vergunningentool positief bij aan het bespoedigen van verschillende opgaven en transities in de gebouwde omgeving. Op projectniveau verkleint de tool de kans op vertraging, fouten en onnodige kosten. Onder de streep neemt de kwaliteit van het werk toe. Gebruikers ervaren meer werkplezier. De belasting van een handmatige planning en administratie valt weg, waardoor er meer tijd is voor de inhoud. 

Wat kunnen andere professionals uit de gebouwde omgeving van jouw verhaal leren?

Met ogenschijnlijk eenvoudige digitale tooling kan een belangrijk verschil worden gemaakt bij het automatiseren van werkzaamheden op het snijvlak van menselijke beoordeling en digitale procesoptimalisatie. 

In dit geval rondom vergunningen, maar de mogelijkheden zijn grenzeloos. Belangrijk is om een team te formeren met de juiste expertises. Enerzijds om de juiste kennis samen te brengen, anderzijds om elkaar te inspireren en te versterken. Sla vooral het testen met de doelgroep niet over. Dit is belangrijk om te komen tot digitale tools waar écht behoefte aan is. Begin klein, denk groot! 

Waar ben je het meest trots op?

Het meest trots zijn we op het feit dat de Vergunningentool organisatiebreed wordt gebruikt, waarbij het eindresultaat volledig beantwoordt aan de wensen en behoeften van de opdrachtgevers en gebruikers. Ons doel was om een praktisch, intuïtief en op de eindgebruiker ingerichte tool te bouwen en dat doel is gehaald.

Als team van professionals met ieder hun eigen expertise hebben we fundamenteel kunnen bijdragen aan het optimaliseren van het werkproces. Ook zijn we als projectteam trots op het feit dat de Vergunningentool in breder perspectief bijdraagt aan de maatschappelijke uitdagingen van nu op gebied van woningbouw, zoals klimaat, milieu en energie.