Inzendingen 2026

Uniform digitaal ecosysteem: Mens naar technologie

Uniform digitaal ecosysteem: Mens naar technologie

Vanuit de ambitie om projectinformatie optimaal te benutten, kozen we voor één verbonden ecosysteem met een DMS als fundament. Samen met gebruikers en experts ontwikkeld, bewust eenvoudig en gefaseerd ingevoerd. Resultaat: informatie één keer vastleggen en overal benutten.

Welk initiatief heb je genomen om digitaal samen te werken met jouw partner(s) in de gebouwde omgeving?

Van Wijnen heeft het initiatief genomen om digitale samenwerking in de bouwketen fundamenteel te vernieuwen door één uniform digitaal ecosysteem te realiseren waarin alle disciplines – intern én extern – projectinformatie op dezelfde manier vastleggen.

Door de decentrale organisatie met 32 vestigingen waren verschillende werkwijzen en systemen ontstaan. Samen met architecten, constructeurs, installateurs, co-makers en interne disciplines is daarom niet alleen een systeem ontwikkeld, maar vooral een gezamenlijke werkwijze. In plaats van versnipperde processen en e-mail werkt iedereen vanuit dezelfde structuur, uitgangspunten en taal.

Als fundament is een Document Management Systeem (DMS) ontwikkeld en gekoppeld aan andere kernsystemen, zoals relatiebeheer en klantportalen. Projectinformatie wordt één keer vastgelegd en vervolgens hergebruikt.

Er is bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak: eerst een uniforme basis creëren, daarna stap voor stap automatiseren. Zo zijn bestaande werkwijzen en systemen met elkaar verbonden en versterken ze elkaar, zonder alles te vervangen.

Waarom is je initiatief een succes voor mens en organisatie? Wat levert het concreet op?

Het initiatief vereenvoudigt het werk van medewerkers én versterkt de organisatie. Waar gegevens vroeger soms wel tien keer in verschillende systemen werden ingevoerd, wordt informatie nu één keer vastgelegd en automatisch hergebruikt. Zo krijgt een koper via het Mijn Woning-portaal direct de juiste documenten.

Gebruikers werken in één omgeving waarin informatie, status en acties direct zichtbaar zijn. Dat zorgt voor meer overzicht, minder afstemming via e-mail en minder fouten.

Voor de organisatie betekent dit een uniforme manier van werken over alle vestigingen en disciplines heen. Samenwerking wordt voorspelbaarder en informatie blijft centraal beschikbaar.

Een belangrijk resultaat is dat alle partijen gezamenlijk werken aan één integraal projectdossier. Documenten, revisies, beoordelingen en besluiten worden tijdens het project vastgelegd, waardoor achteraf reconstrueren niet meer nodig is. Dat levert meer transparantie, betere kwaliteitsborging en eenvoudiger verantwoording op.

Waaruit bestaat concreet de samenwerking met jouw ketenpartners?

De samenwerking bestaat uit het dagelijks werken aan hetzelfde project binnen één gedeelde digitale omgeving, waarin interne projectteams en externe partners direct met elkaar samenwerken.

Informatie wordt niet meer overgedragen, maar gezamenlijk opgebouwd en beheerd. Documenten en modellen worden centraal opgeslagen volgens een eenduidige structuur en zijn voor alle betrokkenen toegankelijk. Op kantoor én op de bouwplaats werkt iedereen met dezelfde informatie.

Afstemming, beoordeling en communicatie vinden plaats rondom de documenten en modellen zelf, waardoor alle informatie bij elkaar blijft en inzichtelijk is wie welke bijdrage heeft geleverd.

Zo bouwen alle partijen gezamenlijk aan één integraal projectdossier dat gedurende het project meegroeit en een directe weerspiegeling vormt van de samenwerking.

Wat kunnen andere professionals uit de gebouwde omgeving van jouw verhaal leren?

Dit project laat zien dat succesvolle digitale ketensamenwerking begint bij samenwerking, niet bij technologie.

De belangrijkste les is dat een uniforme werkwijze de basis vormt voor verdere digitalisering. Pas wanneer alle disciplines en ketenpartners volgens dezelfde afspraken werken, kunnen digitale oplossingen echt effectief zijn.

Daarnaast blijkt dat eenvoud en gebruiksgemak belangrijker zijn dan technische complexiteit. Een herkenbare werkwijze zorgt voor draagvlak en blijvend gebruik.

Ook laat het project zien dat samenwerking sterker wordt wanneer interne en externe partijen in één omgeving werken. Dat zorgt voor meer transparantie, minder ruis en gedeeld eigenaarschap van informatie.

Tot slot ontstaat een integraal projectdossier vanzelf wanneer het onderdeel is van het dagelijkse proces, in plaats van een aparte administratieve stap.

Waar ben je het meest trots op?

We zijn er het meest trots op dat we samen met interne en externe gebruikers niet alleen een digitale oplossing hebben ontwikkeld, maar een nieuwe manier van samenwerken die daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het initiatief wordt breed gedragen: van calculatie tot uitvoering en van architect tot co-maker. Daardoor is het geen opgelegd systeem, maar een werkwijze die in de praktijk is verankerd.

Ook zijn we trots op de keuze om te beginnen met eenvoud en uniformiteit. Door eerst een gezamenlijke basis te creëren, konden we daarna stap voor stap automatiseren.

Het mooiste resultaat is dat alle partijen samen bouwen aan één integraal projectdossier dat tijdens het project ontstaat. Dat maakt de samenwerking niet alleen efficiënter, maar ook aantoonbaar beter en transparanter.